O dia em que fazer orçamentos no Excel deixou de caber no crescimento da All Creative

Antes de entrarem no mercado de brindes promocionais, Catia e Odair construíram suas carreiras na área de logística.

Ela trabalhava com transportes. Ele, com armazenagem e operações logísticas.

Em 2019, decidiram unir essa experiência para criar a All Creative.

Pouco tempo depois, a pandemia mudou a dinâmica das empresas, do trabalho e das relações entre colaboradores. Enquanto muitas operações tentavam entender como se adaptar, a All Creative encontrou uma oportunidade justamente naquilo que o casal conhecia bem.

A empresa começou a desenvolver ações de onboarding com kits entregues diretamente na casa dos colaboradores.

Não bastava criar o brinde.

Era necessário organizar produtos, montar os kits e garantir que cada entrega chegasse ao destinatário correto.

A experiência logística de Catia e Odair se transformou em um diferencial. A empresa conquistou clientes recorrentes, amadureceu no mercado promocional e passou a atender organizações que compravam semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente.

Mas, à medida que a All Creative crescia, um processo importante continuava praticamente igual ao início da operação.

A criação dos orçamentos.

Quando um cliente solicitava uma cotação, o trabalho estava apenas começando.

Cada vendedor construía e armazenava seus próprios arquivos.

A All Creative já utilizava ferramentas de gestão e armazenamento em nuvem, mas a parte comercial ainda dependia fortemente de planilhas, PDFs e tarefas manuais.

Era o que Catia definia como fazer o orçamento “na unha”.

O problema não era apenas o número de etapas.

No mercado de brindes, uma proposta precisa ajudar o cliente a visualizar aquilo que ainda não existe fisicamente.

A qualidade das imagens, a organização das informações e a apresentação dos produtos influenciam diretamente na percepção de valor.

Catia conhecia bem esse impacto. Antes de empreender no mercado de brindes, ela também havia trabalhado durante sete anos como fotógrafa.

Para ela, não bastava colocar um preço em uma planilha e enviar ao cliente.

Era necessário criar uma proposta visualmente atrativa, organizada e profissional.

Isso tornava o processo ainda mais demorado.

Um orçamento podia levar entre 30 e 40 minutos para ser concluído.

Em uma análise isolada, esse tempo poderia parecer apenas parte da rotina.

Mas, quando multiplicado pelo volume de solicitações, começava a revelar um custo muito maior.

Enquanto um vendedor procurava fotos, consultava fornecedores, preenchia planilhas e ajustava PDFs, deixava de conversar com clientes.

Deixava de prospectar.

Deixava de negociar.

Deixava de fazer aquilo que realmente poderia gerar uma venda.

Além da demora, o processo dependia da habilidade e do cuidado individual de cada integrante da equipe.

As informações estavam espalhadas entre diferentes fornecedores e arquivos. Cada orçamento precisava ser montado quase do zero.

A empresa conseguia operar daquela maneira, mas havia um limite claro:

quanto mais oportunidades surgiam, maior era o volume de trabalho manual necessário para atendê-las.

Durante os primeiros anos, o processo manual acompanhou a evolução da All Creative.

Mas, nos dois anos anteriores à adoção da Brinde.me, Catia começou a perceber que a operação havia chegado a outro estágio.

A empresa estava mais madura.

O volume havia aumentado.

A ambição de crescimento também.

Continuar fazendo tudo manualmente já não parecia apenas trabalhoso. Passou a representar um obstáculo para o próximo passo da empresa.

A All Creative precisava de mais organização, padronização e velocidade.

Precisava de um sistema capaz de acompanhar o crescimento sem obrigar a equipe a multiplicar o esforço operacional na mesma proporção.

Foi nesse momento que Catia começou a avaliar alternativas.

Uma das possibilidades era desenvolver um sistema próprio.

Catia já tinha familiaridade com tecnologia por ter trabalhado com sistemas nas áreas de logística e e-commerce. Por isso, criar uma solução personalizada parecia um caminho possível.

O orçamento estimado para o desenvolvimento era de aproximadamente R$ 20 mil.

Mas havia um problema.

Mesmo com esse investimento, o sistema não entregaria tudo o que a empresa precisava.

Seria necessário construir a gestão comercial, o processo de orçamento, as regras de cálculo e, principalmente, as conexões com produtos e fornecedores do mercado promocional.

A All Creative não precisava apenas de um CRM genérico.

Precisava de uma plataforma que entendesse a realidade de uma empresa de brindes.

Foi então que Catia conheceu a Brinde.me.

Ela começou a ver a marca em eventos do setor, passou a acompanhar os conteúdos nas redes sociais e percebeu que a plataforma havia sido criada especificamente para aquele mercado.

Entre todas as funcionalidades, uma chamou sua atenção imediatamente:

a possibilidade de automatizar o orçamento e utilizar os valores dos fornecedores sem precisar consultar e montar cada item manualmente.

O processo que antes levava, em média, entre 30 e 40 minutos passou a ser concluído em aproximadamente 5 a 10 minutos, dependendo da complexidade da solicitação.

A mudança não significou apenas responder mais rápido.

Ela devolveu tempo ao time comercial.

Tempo para entender melhor a necessidade do cliente.
Tempo para apresentar alternativas.
Tempo para negociar.
Tempo para prospectar.
Tempo para vender.

A velocidade foi o ganho mais evidente, mas não foi o único.

Os orçamentos também passaram a seguir um padrão.

Em vez de cada pessoa montar seu próprio documento, a All Creative passou a apresentar propostas mais organizadas, completas e visualmente consistentes.

Para Catia, essa padronização também influencia a forma como o cliente percebe a empresa.

Um orçamento feito em Excel, mesmo quando convertido em PDF, ainda pode transmitir uma sensação de improviso.

Uma proposta com imagens, informações claras e identidade visual consistente demonstra mais organização, seriedade e profissionalismo.

A tecnologia começou a organizar não apenas o processo interno, mas também a maneira como a All Creative se apresentava ao mercado.

Com a adoção da plataforma, a All Creative ganhou mais visibilidade sobre o andamento das oportunidades e das atividades comerciais.

Ao acessar o sistema, Catia passou a visualizar o que precisava ser feito e o que já estava em andamento.

A integração com outras ferramentas da operação também eliminou etapas duplicadas de cadastro, tornando o fluxo mais simples.

Nem todas as mudanças aconteceram imediatamente.

O Kanban, por exemplo, exigiu adaptação à rotina interna da empresa. Em vez de iniciar o processo no momento do orçamento, a All Creative decidiu organizar parte do fluxo a partir do pedido pronto, aproximando a ferramenta de sua lógica logística.

A equipe ainda estava se familiarizando com alguns recursos, mas a plataforma já havia se tornado parte da rotina comercial.

O sinal mais claro dessa mudança apareceu na forma como Catia passou a enxergar o processo antigo.

Reduzir um orçamento de 40 para 10 minutos representa um ganho mensurável.

Mas essa não é a transformação completa.

O principal resultado foi permitir que a All Creative separasse o crescimento da empresa do aumento proporcional do trabalho manual.

Antes, vender mais significava montar mais planilhas, procurar mais imagens, consultar mais fornecedores e produzir mais PDFs.

Cada nova oportunidade acrescentava novas tarefas operacionais.

Depois da mudança, a equipe passou a responder às solicitações com mais velocidade e consistência, sem reconstruir todo o processo a cada orçamento.

A plataforma não substituiu o trabalho comercial.

Ela retirou do caminho uma parte do trabalho que impedia o comercial de se concentrar na venda.

Muitas empresas mantêm processos manuais porque eles ainda funcionam.

A planilha calcula.
O vendedor encontra a imagem.
O PDF chega ao cliente.
O orçamento é enviado.

Mas o fato de um processo funcionar não significa que ele seja capaz de acompanhar o crescimento da operação.

O custo aparece aos poucos.

Na resposta que demora.
Na apresentação que muda de um vendedor para outro.
Na informação que precisa ser pesquisada novamente.
No tempo que deixa de ser dedicado ao cliente.

E na oportunidade que recebe menos atenção porque a equipe está ocupada demais preparando documentos.

A All Creative não abandonou o Excel porque deixou de saber utilizá-lo.

Abandonou porque a empresa havia crescido além do processo que a trouxe até ali.

Hoje, quando Catia pensa em uma empresa de brindes que ainda monta propostas manualmente, sua recomendação é direta:

A história da All Creative não é apenas sobre criar orçamentos em menos tempo.

É sobre reconhecer o momento em que uma empresa precisa deixar de fazer tudo manualmente para continuar crescendo.

Porque, quando a operação comercial ganha velocidade e profissionalismo, o time deixa de gastar energia montando propostas.

E volta a investir essa energia naquilo que realmente faz a empresa avançar:

conversar com clientes e vender.